"¿Cuánto cuesta el outsourcing TI?" es una de las primeras preguntas que nos hacen las empresas cuando evalúan dejar el soporte tecnológico en manos de un proveedor. La respuesta honesta es que no existe una tarifa única: el valor depende de cuántas personas y equipos hay que atender, de qué servicios incluye el contrato y del nivel de acompañamiento que necesitas. En esta guía te explicamos qué factores definen el precio, qué debería incluir una tarifa mensual y cómo compararla con tener un área de sistemas propia. Si ya quieres una propuesta para tu empresa, revisa nuestro servicio de outsourcing TI en Bogotá.
Qué incluye un servicio de outsourcing TI
El outsourcing TI consiste en delegar en un proveedor especializado la operación diaria de la tecnología de tu empresa. Un servicio completo suele cubrir:
- Mesa de ayuda (helpdesk). Un canal para que los usuarios reporten problemas y pidan soporte: correo que no sincroniza, impresora que no responde, contraseña bloqueada, programa que no abre.
- Soporte remoto y presencial. La mayoría de casos se resuelven en remoto; los que requieren revisar un equipo, un cableado o un servidor necesitan una visita técnica.
- Mantenimiento preventivo y correctivo. Limpieza y revisión periódica de equipos, actualizaciones, y reparación cuando algo falla.
- Administración de usuarios y accesos. Creación y retiro de cuentas, permisos, Active Directory y políticas de seguridad.
- Redes y ciberseguridad. Administración de la red, antivirus empresarial, firewall y respuesta a incidentes.
- Inventario y documentación. Saber qué equipos tiene la empresa, quién los usa, qué licencias hay y cuándo vencen.
- Acompañamiento y planeación. Recomendaciones para renovar equipos, mejorar la infraestructura o prepararse para una auditoría.
No todos los contratos incluyen todo. Por eso, antes de comparar precios, hay que comparar alcances.
Factores que definen el valor
Cuando una empresa pide una cotización de outsourcing TI, el proveedor necesita conocer varios datos. Estos son los que más influyen en la tarifa mensual:
- Número de usuarios y equipos. Es la base del cálculo. No es lo mismo atender a diez personas con un portátil cada una que a ochenta usuarios con estaciones de trabajo, servidores y equipos de red.
- Servidores e infraestructura. Tener servidores propios, virtualización, varios switches o una red con varias sedes aumenta la complejidad.
- Horario de cobertura. Un soporte en horario de oficina es distinto a una cobertura 7/24 con disponibilidad en fines de semana y festivos.
- Proporción de soporte presencial. Las visitas en sitio requieren desplazamientos y tiempo de técnicos. Una empresa en Bogotá que necesita presencia frecuente tendrá un esquema distinto a una que se atiende casi todo en remoto.
- Servicios adicionales. Backup administrado, ciberseguridad activa, gestión de licencias o auditorías de TI pueden ir incluidos o cotizarse aparte.
- Estado inicial de la tecnología. Si la red no está documentada, hay equipos obsoletos o no existen copias de seguridad, puede hacer falta una etapa inicial de diagnóstico y organización.
- Tiempos de respuesta esperados. Cuanto más exigentes sean los tiempos de atención, más recursos debe reservar el proveedor.
Un modelo de tarifa mensual fija tiene una ventaja clara: sabes cuánto vas a pagar cada mes y no dependes de cobros por cada visita o por cada caso atendido.
Outsourcing TI o área de sistemas propia
La alternativa al outsourcing es contratar personal de sistemas directamente. Ninguna opción es mejor en todos los casos, pero conviene comparar con todos los costos sobre la mesa:
- Costo total de un empleado. Al salario se suman prestaciones, seguridad social, vacaciones, capacitación, herramientas y el tiempo de selección y reemplazo cuando la persona se retira.
- Cobertura. Una sola persona no puede estar disponible todo el tiempo ni saber de todo: redes, servidores, ciberseguridad, Microsoft 365, backup y soporte al usuario. Un proveedor aporta un equipo con distintas especialidades.
- Continuidad. Si el conocimiento de la infraestructura vive en la cabeza de una sola persona, su salida puede dejar a la empresa sin contraseñas, sin documentación y sin saber qué hace cada equipo.
- Control y cercanía. Un empleado interno conoce la cultura y los procesos de la empresa. Un buen proveedor compensa esa distancia con documentación, reuniones de seguimiento y un equipo asignado que conoce tu operación.
Muchas empresas usan un modelo mixto: una persona interna que coordina y un proveedor que aporta el soporte técnico especializado, la mesa de ayuda y la cobertura cuando esa persona no está.
Preguntas para hacerle a un proveedor
Antes de firmar, haz estas preguntas. Las respuestas te dirán mucho más que el precio:
- ¿Qué está incluido exactamente en la tarifa mensual y qué se cobra aparte?
- ¿Cómo se reportan los casos y cómo puedo ver su estado?
- ¿Qué horario de atención tienen y qué pasa con un problema crítico fuera de ese horario?
- ¿Cuándo hacen visitas presenciales y qué costo tienen?
- ¿Cómo manejan las contraseñas y la documentación de mi infraestructura? ¿Me la entregan si termina el contrato?
- ¿Incluyen backup y ciberseguridad o son servicios separados?
- ¿Qué informes entregan y cada cuánto nos reunimos para revisar el servicio?
- ¿Cómo es el proceso de inicio? ¿Hacen un diagnóstico antes de empezar?
Desconfía de las propuestas que no piden información sobre tu empresa antes de dar un precio: sin conocer usuarios, equipos e infraestructura, cualquier cifra es una suposición.
Cómo cotizar con Nets Company
En Nets Company empezamos con una conversación y un diagnóstico de tu tecnología actual: cuántos usuarios y equipos tienes, qué servidores y red usas, cómo están tus copias de seguridad y qué problemas se repiten. Con esa información te enviamos una propuesta con alcance claro y tarifa mensual fija, que puede incluir mesa de ayuda, soporte remoto y presencial en Bogotá, mantenimiento preventivo y correctivo, administración de usuarios, redes y ciberseguridad.
Si estás pensando en renovar equipos como parte del cambio, te puede servir nuestra guía sobre cómo elegir un servidor para tu pyme.
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